استقرار سیستم‌های يكپارچه مديريت كيفيت (ایزو)
مقدمه
امروزه اغلب سازمان ها پي برده اند كه ارتقاء کيفيت کالا و خدمات شرط لازم و ضروري براي بقا و حضور در بازار و رقابت جهاني است. “استانداردهای سیستم يكپارچه مدیریت کیفیت” در بر گيرنده الزاماتي براي ايجاد، استقرار، اجرا و برقرار نگهداشتن سيستم مديريت کيفيت مي باشند به گونه اي که اگر لازم باشد تا قابليت سازمان در استقرار سيستم مديريت کيفيت به اثبات برسد بتوان آن را ارزيابي کرد
استاندارد های بین المللی ISO، توسط تیم مشاور شركت در سازمان های مختلف با توجه به گام های پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت پیاده سازی می گردد. مشاوران ما بعنوان تسهیل گر در طی مدت زمان پیاده سازی هر استاندارد، سازمان را راهنمایی نموده و مستندات مورد نیاز سازمان را متناسب با سازمان تدوین می نماید همچنین بر استقرار سیستم مدیریت تا مرحله اخذ گواهینامه ISO نظارت می نماید.
مزاياي استقرار سيستم مديريت كيفيت
- بهبود فرآیند های سازمانی و اجتناب از دوباره کاري ها و کاهش پیچیدگی فرایندها
- کمک به بازاریابی و فروش بیشتر محصول و ایجاد تقاضا
- حصول اطمینان ازبرآورده سازی نیازها و انتظارات مشتریان
- پیشگیری از آلودگی های زیست محیطی
- بهبود شرایط ایمنی محیط کار و کاهش ضایعات
- کاهش تماس شغلی با عوامل زیان آور
- ارتقاء رضایت مشتری
- ارتقاء آگاهی پرسنل با اجرای برنامه های مناسب و متناسب آموزشی
- انطباق با قوانین و مقررات حاکم بر فعالیتها،محصولات و خدمات شرکت
- ارتقاء مداوم کیفیت محصولات
- استفاده و بهره گيري موثرتر از زمان مدیریت ارشد در رسیدگي و پيگيري تعهدات وي در قبال الزامات سیستم هاي مديريتي
- به کارگيري موثرتر منابع
- جلوگيري از مميزي بي ثمر و بدون ارزش افزوده و کاهش تعداد دفعات مميزي ساليانه
- ايجاد و توسعه جریان اطلاعات پويا در سازمان و بهبود فرایند تجزیه و تحلیل داده ها
- تمرکز يکپارچه بر اهداف خرد و کلان مرتبط با خط مشي سازمان
اهداف استقرار سيستم مديريت كيفيت
در سیستم هاي يكپارچه اهدافی جهت رشد و اعتلای سازمان تعریف می گردد که براساس فعالیت و ماهیت کاری سازمان میزان اهمیت این اهداف اولویت بندی خواهد شد که در ذیل به آنها اشاره خواهد شد
- مدیریت فرایندها
- مدیریت زنجیره تامین
- رضایت کارکنان
- رضایت مشتریان
- اثربخشی سازمانی
- نتایج مالی و بازار
مراحل پياده‌سازي سيستم‌هاي مديريت كيفيت
برنامه زمان بندی پیاده سازی ایزو نرم افزار Microsoft Project) MSP) توسط گروه مشاوران اين شركت در ابتدای پروژه تدوین می گردد.
گام اول پیاده سازی استاندارد : فاز شناخت سیستم مدیریت کیفیت
در مرحله شناخت وضعیت موجود سیستم مدیریت کیفیت توسط تیم مشاور در طی بازدید از بخش های مختلف سازمان و مصاحبه با مسئولین فرآیند های مورد بررسی قرار گرفته و اقدامات مورد نیاز جهت استقرار الزامات استاندارد ایزو طی گزارشی شناخت وضعیت موجود تهیه می گردد.
گزارش فاز شناخت، مسیر استقرار سیستم مدیریتی را در سازمان را مشخص می نماید.
در اين مرحله از پیاده سازی، تیم مشاور فرم هایی خاص در اختیار مدیران میانی قرار می دهد تا اطلاعات مورد نیاز جهت انطباق با الزامات استاندارد در هر فرآیند (لزوما فرآیند های اصلی) کسب نماید.
مهمترین اطلاعات مورد نیاز در این مرحله از پیاده سازی عبارتند از:
- شرح کلی فرآیند (در صورت امکان رسم شماتیک فرآیند)
- ارائه دستورالعمل های کاری در صورت وجود
- ارائه لیست تجهیزات و یا دستگاه های موجود (در صورت وجود سوابق کالیبراسیون و یا تعمیرات می باید اعلام شود)
- لیست کامل نیرو های انسانی فعال در فرآیند به همراه سوابق کاری، تحصیلات، تخصص و … و درصورت نیاز اعلام نیاز های آموزشی مورد نیاز کارکنان
- اعلام نقاط ضعف و قوت فرآیند
- استقرار الزامات كامل موجود در استاندارد
گام دوم پیاده سازی استاندارد : فاز آموزش
در این مرحله با همکاری مدیر بخش آموزش شرکت ……. که دارای یک تیم کاملا حرفه ای و با تجربه است نسبت به برگزاری دوره های آموزشی مطابق با الزامات استاندارد اقدام می نماید. دوره های آموزشی می باید متناسب با اندازه سازمان طرحریزی شود.
باید توجه نمود آموزش ایزو جهت جاری سازی سیستم مدیریت با توجه به مستندات طرحریزی شده برای سطوح کارکنان و مدیران برنامه ریزی و اجراء گردد. آموزش آشنایی با استاندارد و آموزش ممیزی داخلی استاندارد عموما قبل از اجرای فاز مستند سازی برگزار گردد. دوره های آموزشی برگزار شده در سازمان می باید دارای گواهینامه های معتبر داشته تا از آن در ادامه نگهداری سیستم مدیریت بتوان استفاده نمود. این گواهینامه ها درون سازمانی و یا برون سازمانی خواهد بود.
تیم مشاوران ما دوره های آموزشی که برگزار می نمایند دارای گواهینامه آموزشی برون سازمانی می باشد.
گام سوم پیاده سازی : فاز مستندسازی ایزو طراحی سیستم مدیریت کیفیت بر مبنای الزامات استاندارد
سیستم های مورد نیاز سازمان متناسب با اندازه سازمان و پیچیدگی فرآیند ها توسط تیم مشاور تدوین می گردد این سیستم ها در قالب مستنداتی شامل: روش های اجرایی، دستورالعمل ها، فرم ها، فرآیند ها، خط مشی کیفیت، نظامنامه کیفیت و … طرحریزی می گردد.
مستندسازی:
مستندسازی یکی از ارکان اصلی یک سیستم مدیریت می باشد بدون مستندسازی عملاً نمی توان مدعی داشتن یک سیستم مدیریت در سازمان شد. مستندات به طور کلی به دو گروه بزرگ:
- مدارک
- سوابق
تقسیم می شوند. مدارک به آن دسته از مستندات سیستم گفته می شود که مبنای انجام امور می باشند شامل آئین نامه ها، دستورالعمل ها، روشهای اجرای، اهداف، طرح های کنترل و . . .، مدارک قابل بازنگری بوده و همواره باید به روز نگهداری شوند.
سوابق مستنداتی هستند که اثبات کننده انجام یک فعالیت می باشند مانند نتایج یک آزمایش، رسید کالای ورودی، تصمیمات برای نحوه رهایی از یک محصول نامنطیق، مجوزهای فرآوری و . . .، پس سوابق قابل بازنگری نمی باشند بلکه برای کنترل امور انجام شده مورد استفاده قرار می گیرند.
مشاوران ما سیستم‌هاي مدیریت کیفیت را با توجه به موارد زیر انجام می دهد:
- مستندات موجود در حال استفاده در سازمان
- نظرات مسئولین فرآیند با توجه به مصاحبه های انجام شده
- الزامات استاندارد
- دانش و تجارب پیاده سازی استاندارد در سازمان های مشابه قبلی
قدم چهارم پیاده سازی استاندارد : فاز اجراء سیستم مدیریت کیفیت– نظارت بر اجراء سیستم مدیریت
مستندات تصویب شده توسط مسئولین فرآیند ها اجراشده و مشاور بر اجرای مستندات سازمان نظارت می نماید و در صورت نیاز مستندات طرحریزی شده را بازنگری می نماید.
قدم پنجم پیاده سازی استاندارد : فاز ممیزی سیستم مدیریت کیفیت
جهت اطمینان از پیاده سازی استاندارد، سازمان باید ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت را در زمان های طرحریزی شده ای طرحریزی نماید این ممیزی باید توسط نفرات آموزش دیده و مستقل اجراء گردد مشاور در فرآیند ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت ، ممیزان داخلی آموزش دیده را همراهی می نماید.
پس از انجام ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت، عدم انطباق ها شناسایی شده و اقدامات لازم جهت بر طرف سازی عدم انطباق ها صورت می گیرد.
به منظور اینکه سازمان ادعای خود را جهت پیاده سازی استاندارد اثبات نماید از شرکت گواهی دهنده (شرکت ممیز خارجی، جهت ممیزی طی عقد قرارداد) دعوت می نماید.
ممیزی صدور گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد های بین المللی ایزو مربوطه انجام شده و گواهینامه استاندارد در دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت سازمان مربوطه توسط شرکت گواهی دهنده صادر می گردد.
گواهینامه های سیستم مدیریت کیفیت ایزو بمدت ۳ سال اعتبار دارد و در طی مدت سه سال در دوره های زمانی برنامه ریزی شده ای نیز توسط شرکت گواهی دهنده ممیزی های مراقبتی از سازمان صورت می گیرد.