مقدمه
در کشور ما پروژه‌های عمرانی عظیم مانند پروژه‌های نفتی، نیروگاهی،راهسازی و… اجرا می‌شود. سازمان‌های بزرگ و پروژه‌محور در تلاشند با استقرار دفتر مدیریت پروژه ضمن هم‌افزایی و تعامل در سطوح سازمان، به مدیریت اثربخش و بلوغ سازمانی برسند. عدم اتمام پروژه در زمان و هزینه‌ی تعریف شده، تاخیر یا ناتمام ماندن پروژه‌ها، ضعف کیفی و نارضایتی مشتریان و لزوم هماهنگی و یکپارچگی در بخش‌های مختلف یک سازمان، اهمیت پیاده‌سازی یک دفتر مدیریت پروژه را نشان می‌دهد.
یکی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه آن است که می‌تواند هم ازنظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا کند و هم ازنظر افقی تمامی کارکردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به‌عنوان یکی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک ایفا کند که البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد.
تعاریف و اصطلاحات
دفتر مدیریت پروژه یک واحد سازمانی است که مسئولیت هماهنگی و مرکزیت‌بخشی پروژه‌های سازمان را بر عهده دارد. مولفه‌های دفتر PMO از پورتفولیوها (گردایه‌ای از پروژه‌ها که در یک واحد اقتصادی و تحت اهداف استراتژی یکسان و منایع مشترک فعالیت می‌کنند.)، طرح‌ها (گروهی از پروژه‌های مرتبط که جهت کسب منافع و کنترل بهتر، به طریقی هماهنگ مدیریت می‌شوند.) و پروژه‌ها (کوششی موقتی که جهت ایجاد محصول، خدمت یا نتیجه‌ای منحصر به فرد انجام می‌شود.) تشکیل شده‌است.
معیارهای متفاوتی برای PMO دسته‌بندی موجود است. انواع دفاتر مدیریت پروژه بر حسب سطح مدیریتی به 3 دسته‌ی: مخزن پروژه (مخزن اطلاعات از بهترین راهکارها، تجارب، استانداردها و متدولوژی‌ها درقالب گزارش‌گیری و بیشتر مورد استفاده در سازمان‌های با مدیران ارشد ضعیف یا با اختیارات تسهیم‌شده)، مخزن-مربی پروژه (نقش بیشتر مدیران علاوه بر سطح قبل و توانایی به اشتراک گذاشتن و روابط بخشی مسئولیت‌ها و اقدامات مستند در واحدهای وظیفه‌ای سازمان بدون حق بازبینی و تایید) و مخزن-مربی-مدیر پروژه (نقش وسیع‌تر و پایدارتر نسبت به دو مدل قبل و نقش نظارتی و حکمرانی در قلمروی بودجه، منابع، ریسک، ارزیابی و…) تقسیم می‌شود. شکل1 بیانگر PMO از منظر سطوح مدیریتی است. شکل2 نگاه به PMO براساس جایگاه‌های مختلف آن در ساختار سازمانی را بیان می‌کند:
شکل1: تکامل مدل مدیریتی دفتر مدیریت پروژه شکل2: جایگاه‌های مختلف دفتر مدیریت پروژه در ساختار سازمانی
مزایا و معایب استقرار دفاتر مديريت پروژه
فهرستی از مزایای دفتر مدیریت سازمان به شرح زیر است:
1-نمایش دقیق وضعیت کنونی پروژه
2-کنترل تغییرات
3-مدیریت ریسک اثربخش
4-مدیریت شرکای خارج سازمان
5-اجرای استانداردها
6-بهبود نرخ موفقیت پروژه
7-اتمام درزمان و هزینه‌ی تعریف شده
8-ساختاردهی به پروژه
9-تسهیل مدیریت سبد پروژه
10-تعیین متدولوژی تکرارپذیر فرایندها
11-افزایش سرعت تحویل پروژه و رضایت مشتریان
12-کاهش هزینه‌های متفرقه و … همچنین ایجاد تغییر سازمانی همواره با چالش‌هایی نیز همراه است. تغییر در فرهنگ سازمانی (ایجاد دفتر مدیریت پروژه نیازمند تغییر در نگرش کارکنان نسبت به کارکرد ساختار جدید)، فقدان نیروی انسانی حرفه‌ای (متخصص در زمینه‌های مدیریت پروژه، ریسک، پورتفولیو و…)، ترس از زیاد شدن لایه‌های بروکراسی سازمانی، ترس از بالا رفتن هزینه‌های بالاسری، عدم حمایت مدیران وظیفه‌گرا و تعارض بر سر اختیارات مدیر دفتر مدیریت پروژه از مهمترین چالش‌های ایجاد PMO است. شکل3 بیانگر اهمیت و اثرگذاری هر یک از چالش‌ها بر سازمان بر اساس پژوهش‌های صورت گرفته است.
شکل3: درجه اهمیت چالش‌های پیاده‌سازی PMO
اهداف
اهداف و وظایف PMO در 8 حوزه دسته‌بندی می‌شود: 1-تدوین و ارتقای روش‌ها و استانداردها 2-مشاوره، آموزش و ارشاد مدیران 3-پیگیری،ارزیابی و پایش پروژه‌ها 4-تهیه آرشیو پروژه‌ها و درس‌آموخته‌ها 5-پشتیبانی تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری پروژه 6-استخدام، شرح وظایف و پشتیبانی نیروی انسانی 7-مدیریت سبد پروژه و ارزیابی ریسک 8-مدیریت ارتباطات مشتریان و پیمانکاران
میزان پیاده‌سازی هر یک از کارکردهای دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها در شکل4 نشان داده شده است.
شکل4: کارکردهای پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه
مراحل پیاده‌سازی
مراحل پیاده‌سازی PMO در سه فاز انجام می‌شود که شامل 13 گام است:
فاز اول، ارزیابی آمادگی وجود دفتر
1-زمان‌بندی استقرار دفتر
2-ارزیابی محیط جاری و آمادگی سازمان
3-تدوین چشم‌انداز و ماموریت
4-تدوین اهداف و مقاصد
5-تدوین احتیاجات و حوزه‌ی کاری
فاز دوم، تدوین برنامه استراتژیک و عملیاتی
6-تدوین ساختار سازمان
7-یکپارچه‌سازی با فرایندهای جاری
8- تدوین چرخه‌ی حیات و چارچوب متدولوژی مدیریت پروژه
9-تعیین فرآیندهای دفتر و مستندسازی‌ها
10-تدوین فرایندهای بازبینی
11-تدوین احتیاجات آموزشی
فاز سوم، توسعه‌ی دفتر
12-تهیه طرح اجرایی و پیاده‌سازی
13-توسعه متدولوژی فرایندها و برنامه‌ها